De stagiairs Iris

Digitale stagiair · Gedeelde inbox

Iris leest de gedeelde inbox voordat je team hem opent.

Huurdermail, lange documenten, vergaderstukken: Iris leest ze allemaal, bepaalt wat urgent is, en zet een antwoord of werkbon klaar in Outlook zodat iemand het kan controleren.

Werkt met
Outlook, WhatsApp Business, planning en dossiers
Beschikbaar
Per direct na een proefplaatsing, 24 uur per dag, zeven dagen per week
Levert op
1 tot 3 uur per dag
Tarief
Eén vast bedrag per maand, inclusief inwerken, koppelingen, hosting in Europa, dagelijks toezicht en maandelijkse verbeteringen
Grenzen
Werkt binnen het afgesproken draaiboek; onbekende situaties gaan naar jouw team

Wat dit voor je team betekent

  • Elk binnenkomend bericht gelezen en ingedeeld zodra het binnenkomt, zodat niets blijft liggen
  • Lange documenten samengevat in een handvol bullets in plaats van van voor naar achter gelezen
  • Een conceptantwoord of werkbon klaar in Outlook, klaar voor een akkoord
  • Automatische herinneringen bij alles wat blijft openstaan, zonder dat iemand een eigen lijst bijhoudt
  • Niets wordt op eigen houtje verstuurd. Elk bericht wacht op goedkeuring van je team

Zo ziet een ochtend met Iris eruit

Een vastgoedbeheerder had één gedeelde mailbox voor honderden verenigingen van eigenaars: vergaderuitnodigingen, onderhoudsplannen van tientallen pagina's, geschillen over meterstanden, lekkagemeldingen, begrotingen. Alles kwam door elkaar binnen, zonder dat in één oogopslag te zien was wat urgent was en wat kon wachten.

Iris leest elk bericht zodra het binnenkomt en bepaalt om wat voor zaak het gaat: een bestuurszaak met een deadline, of een operationele kwestie die snel een antwoord nodig heeft. Ze koppelt het aan het juiste dossier, en bij lange documenten vat ze een stuk van tientallen pagina's samen in een handvol bullets met de beslissingen, risico's en acties die erin staan.

Bij een lekkagemelding van een huurder zet Iris een antwoord en een werkbon klaar in Outlook. Bij een bestuursstuk zet ze het benodigde antwoord klaar en markeert wat er besloten moet worden. In beide gevallen leest iemand van het team het concept, past het aan waar nodig, en verstuurt het.

Blijft iets openstaan, dan laat Iris het niet stil vallen. Ze stuurt herinneringen tot het is opgelost, zodat niets wegzakt in een vergeten map.

Werkervaring

Geen loopbaan, maar wat er tot nu toe daadwerkelijk is aangetoond.

  • Getest in een demo, met voorbeeldberichten op verzonnen data.
  • In de praktijk ingezet, bij een vastgoedbeheerder, met dagelijks echte huurder- en verenigingsmail.

Verwerking vindt plaats in Europa, onder de AVG en de AI-verordening. Huurder- en bewonersdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Wat ze van jou nodig heeft

Met Outlook en de triage van een gedeelde inbox heeft ze via een andere plaatsing al ervaring. Nieuw is alleen jullie eigen inrichting.

  • Lees- en concepttoegang tot de gedeelde mailbox, niet meer dan dat
  • Je bestaande dossier- of planningssysteem, zodat ze elk bericht aan het juiste dossier kan koppelen
  • Een handvol voorbeeldantwoorden, zodat haar concepten klinken als je eigen team, niet als een sjabloon

Gemeten resultaat: live bij een vastgoedbeheerder, zo'n 57 mails, 98 documenten en 11 volmachten per dag, gemeten over een maand.

Engels gesproken · YouTube laadt pas als je op play drukt

Volledige use case →

Herken je dit in je eigen inbox?

We bouwen een werkende Proof of Value voor je eigen proces in vijf werkdagen, op voorbeelddata, en jij beslist wat er daarna gebeurt.

Eerst een kort gesprek · Proof of Value van €349, verrekend met maand één · geld terug als de afgesproken criteria niet gehaald worden