Hoe Mason meterstandverzoeken afhandelt voor een Nederlandse vastgoedbeheerder

Het probleem: meterstandverzoeken verspreid over Outlook, Bloxs en persoonlijke agenda's

Het bedrijf beheert woon- en bedrijfsvastgoed in Nederland en gebruikt Bloxs als centraal ERP. Elke werkdag kwamen in de gedeelde meterstandenmailbox verzoeken binnen van leveranciers als Dunea (water), Eneco, Vattenfall, Greenchoice (gas en stroom), Audax en Eteck (warmte). Elke leverancier schreef zijn verzoeken in een eigen vorm, en in elk verzoek stond een adres dat aan een huurder gekoppeld moest worden.

Voor elke binnenkomende mail van een leverancier doorliep een medewerker hetzelfde rijtje. Mail openen, het adres uit de vrije tekst of een bijlage halen, in Bloxs de bijbehorende huurder zoeken, de huurder mailen met het verzoek om een meterstand en een foto van de meter, en dan in de eigen Outlook-agenda bijhouden wanneer er een herinnering moest. Stuurde de huurder een meterstand in, dan zette de medewerker die met de hand over in het meterstandrecord in Bloxs. Negeerde de huurder twee of drie herinneringen, dan plande de medewerker een fysieke opname ter plekke.

Drie problemen maakten het proces wankel. Ten eerste kwamen adressen in de mails van leveranciers zelden overeen met die in Bloxs. 131A in een mail kon in Bloxs 131-A, 131 A of 131A front zijn, en elke variant liet de handmatige zoekactie mislukken. Ten tweede stonden er in de bredere inbox van het bedrijf regelmatig meer dan honderd onbeantwoorde berichten, dus meterstandverzoeken moesten concurreren met ander werk en schoten erbij in. Ten derde was er geen centraal overzicht. De status van verzoeken, reacties van huurders, de herinneringsfase en fysieke opnames stonden op drie plekken (Outlook, Bloxs, persoonlijke notities), en daartussen raakten verzoeken zoek.

De oplossing: Mason als werklaag rond de bestaande systemen van het bedrijf

Mason is de AI-gedreven digitale stagiair van Sorrato die bij het bedrijf aan het werk is. Mason is geen chatbot en geen vervanging van Bloxs. Mason is een werklaag rond de tools die het bedrijf al had (de gedeelde Outlook-mailbox, het ERP Bloxs en het kanaal waarmee het bedrijf huurders bereikt) en doet de repetitieve stappen daartussen.

Mason leest de gedeelde meterstandenmailbox via de Microsoft Graph API en herkent de leverancier en het adres. Mason zet dat adres om naar de vaste schrijfwijze van Bloxs, zoekt in Bloxs het lopende huurcontract en de huurder op, en stuurt de huurder een beveiligde token-link in de juiste taal. Mason houdt bij of er een reactie komt, stuurt automatisch herinneringen als die uitblijft en zet huurders die niet reageren in een wachtrij voor een fysieke opname. De laatste stap blijft bij de medewerkers van het bedrijf: de ingestuurde meterstand controleren en het record in Bloxs afronden.

Het ontwerpprincipe is een smalle taak en een duidelijke overdracht. Mason doet de delen van het werk die repetitief, regelgebonden en tijdgevoelig zijn. De medewerkers doen de delen waar menselijk oordeel voor nodig is: controleren of een meterfoto klopt met de getypte stand, beslissen wanneer een afwijkend adres met de hand overschreven moet worden, en de gegevens afronden in het meterstandveld van Bloxs, dat de Bloxs API nog niet openstelt om direct in te schrijven.

Het proces in 6 stappen: zo werkt Mason

1. Binnenkomende verzoeken lezen en herkennen. Mason doorzoekt de gedeelde meterstandenmailbox via de Microsoft Graph API, herkent de leverancier (Dunea, Eneco, Vattenfall, Greenchoice en anderen) en haalt het adres, de naam van de leverancier, het soort voorziening en het referentienummer van het verzoek eruit.
2. Adressen normaliseren en koppelen in Bloxs. Mason gebruikt een adresnormalisatielaag die varianten als 131A, 131-A, 131 A en 131A front omzet naar de vaste schrijfwijze van Bloxs. Daarna vraagt Mason via de Bloxs API het lopende huurcontract op dat adres op en haalt de contactgegevens van de huurder op.
3. De huurder mailen met een beveiligde token-link. Mason schrijft een mail aan de huurder in de juiste taal, met een unieke token-link. Via het formulier achter die link stuurt de huurder de meterstand en een foto van de meter in, zonder account.
4. De inzending controleren. Zodra de huurder iets instuurt, vergelijkt Mason met een AI-controle de getypte meterstand met de geüploade meterfoto. Afwijkingen komen op het dashboard te staan, zodat een mens ernaar kijkt voordat het record wordt afgerond.
5. Automatisch herinneringen sturen. Reageert de huurder niet, dan stuurt Mason herinneringsmails op dag 10, dag 15 en dag 18, zonder dat iemand dat hoeft bij te houden.
6. Huurders zonder reactie doorzetten naar fysieke opname. Blijft een reactie na de herinneringen uit, dan zet Mason het verzoek op een lijst "fysieke opname plannen" in het centrale dashboard van het bedrijf, waar medewerkers een opname ter plekke kunnen inplannen.

Mason tegenover een traditionele chatbot

Een chatbot beantwoordt een vraag. Mason voert een werkproces over meerdere systemen uit, met een vaste overdracht aan een mens bij de controlestap.

Oude vs. nieuwe werkwijze: naast elkaar

De oude werkwijze bij het bedrijf

1. Een medewerker opent een mail van een leverancier in de gedeelde meterstandenmailbox in Outlook.
2. Een medewerker zoekt het adres met de hand op in Bloxs en probeert vaak meerdere schrijfwijzen voordat er een match is.
3. Een medewerker schrijft en verstuurt een mail aan de huurder met het verzoek om een meterstand en een foto van de meter.
4. Een medewerker zet een notitie in de eigen Outlook-agenda om te onthouden wanneer er opgevolgd moet worden.
5. Een medewerker stuurt losse herinneringen met de hand zodra de agenda een gemiste reactie meldt.
6. Een medewerker zet de ingestuurde meterstand met de hand over in het meterstandrecord in Bloxs.

De nieuwe werkwijze met Mason

1. Mason leest de gedeelde meterstandenmailbox in Outlook via de Microsoft Graph API en herkent de leverancier en het adres.
2. Mason normaliseert het adres en koppelt het aan het lopende huurcontract in Bloxs.
3. Mason stuurt de huurder een mail met een token-link in de juiste taal, en de huurder stuurt de meterstand plus een foto in via een formulier zonder inlog.
4. Mason vergelijkt met AI de getypte meterstand met de meterfoto en zet afwijkingen op het centrale dashboard.
5. Mason stuurt automatisch herinneringen op dag 10, dag 15 en dag 18 als er geen reactie komt.
6. De medewerkers van het bedrijf controleren de voorbereide inzending op het centrale dashboard en ronden het record af in Bloxs.

De resultaten: van alles zelf doen naar alleen de laatste controle

De duidelijkste verandering voor het bedrijf is de rol van de mens. De medewerkers doen niet langer de binnenkomst, het koppelen van adressen, het schrijven van mails, het bijhouden van herinneringen en het achter huurders aan zitten. Ze controleren wat Mason heeft voorbereid en doen de laatste invoer in Bloxs. De repetitieve delen van het werk lopen volgens een vast schema (dag 10, dag 15, dag 18) dat niet afhangt van iemands geheugen.

De verbetering zit op drie plekken. Adresnormalisatie haalt de mislukte zoekacties weg waardoor medewerkers eerst door op elkaar lijkende adresvarianten in Bloxs moesten zoeken. De token-link zonder inlog verlaagt de drempel voor huurders, en die drempel bepaalt in dit proces het meest of huurders reageren. Het centrale dashboard brengt drie losse plekken (Outlook, Bloxs, persoonlijke notities) samen in één overzicht van de status van verzoeken, reacties van huurders, de herinneringsfase en fysieke opnames.

Wat er nu mogelijk wordt, nu Mason dit werk doet: het bedrijf kan hetzelfde patroon uitbreiden naar meer leveranciers (Eneco, Vattenfall, Greenchoice) zonder de opzet om te gooien, en het proces kan de basis zijn voor verdere automatisering in vastgoedbeheer rond dezelfde combinatie van Bloxs en Outlook.

De belangrijkste uitkomsten

• 100% geautomatiseerde herinneringsreeksen op dag 10, dag 15 en dag 18, zonder handmatig agendabeheer.
• 0 inlogdrempel voor huurders, die meterstanden en foto's insturen via een beveiligde token-link zonder een account aan te maken.
• 1 centraal dashboard voor de status van verzoeken, reacties van huurders, de herinneringsfase en fysieke opnames, in plaats van drie losse plekken.
• Tot 50% minder tijd voor repetitief handwerk is de benchmark die Gartner noemt voor organisaties die intelligente automatisering inzetten in vastgoed.
• Per leverancier uit te breiden. Mason begint met Dunea en is zo opgezet dat Eneco, Vattenfall, Greenchoice en anderen erbij kunnen zonder de opzet om te gooien.

De kijk van de developer: om de Bloxs API en Microsoft Graph heen werken

"De meeste vastgoedbeheerders lopen vast als de API van hun ERP niet toestaat dat ze specifieke gegevens, zoals meterfoto's en meterstanden, rechtstreeks in de juiste tabbladen zetten. Bloxs heeft een open API, maar nog niet elk veld is beschrijfbaar, en het meterstandrecord is een van die velden. Daarbovenop werken Microsoft Graph-rechten op een gedeelde mailbox anders dan op een persoonlijke mailbox en moet de toegang expliciet worden ingericht. De voor de hand liggende weg, Bloxs en Outlook direct aan elkaar koppelen, was dicht. In plaats van te wachten op een dure update van de Bloxs-roadmap bouwden we Mason als slimme laag bovenop beide systemen. Mason leest de rommelige mails van leveranciers via Microsoft Graph, maakt de adresgegevens volledig schoon (131A, 131-A, 131 A en 131A front worden allemaal dezelfde vaste vorm), regelt de hele communicatie met huurders en draait het herinneringsschema zonder dat iemand data met de hand bijhoudt. Ongeveer 90% van het sjouwwerk verdwijnt. Het team bekijkt de uiteindelijke, keurig opgemaakte gegevens en rondt het record af in Bloxs. Die laatste handmatige stap is een bewuste overdracht, geen beperking."

Vito Kloots
Lead developer bij Sorrato
Bijgewerkt 21 september 2026
LinkedIn

Veelgestelde vragen